Como es de todos conocido vivimos actualmente en tiempos de grandes cambios, no solo en lo que a la naturaleza respecta sino también a la ciencia, las comunicaciones, la tecnología, que avanza día a día, y a un sinfín de factores que no afectan de manera directa e indirecta; las empresas alrededor del mundo no son la excepción, hay cambios en el día a día, nuevas herramientas tecnológicas, nuevas metodologías, nuevos conocimientos y nuevas maneras de realizar procesos y todo esto se engloba en una palabra que, en la mayoría de ocasiones genera crisis, esta palabra que usamos muy a menudo se llama CAMBIO.
Tal y cómo dice una canción popular de la gran Mercedes Sosa “Cambia todo cambia” y nada ni nadie queda exento de esto, las empresas como la nuestra no son la excepción, es aquí donde entra en juego la famosa “Gestión del cambio” que consiste en idear para y con los trabajadores estrategias que permitan llevar a cabo cambios significativos de manera adecuada y donde la comprensión de en qué consisten esos cambios y los beneficios a obtener queden claros para todos los involucrados, dentro de estas estrategias se contemplan materiales, recursos, capacitaciones, pruebas y demás elementos que favorezcan la implementación exitosa de cualquier cambio.
Por ejemplo para las capacitaciones a usuarios finales, que serán los encargado directos de la ejecución con las nuevas implementaciones o herramientas desarrolladas a lo largo de un periodo intenso de pruebas como responsable al impartir una capacitación se debe asegurar de preparar todos los materiales de apoyo que servirán de soporte para cumplir con el objetivo principal que es la comprensión de un nuevo proceso y los beneficios que este conlleva enfocándose no solo en los beneficios a nivel macro (para la empresa) como la reducción de costos a largo plazo y el establecimiento de rutas de procesos que permitan identificar vacíos y realizar correcciones de manera precisa, sino en los beneficios directos que representa para los usuarios finales tales como la simplificación de los procesos y la reducción de la carga laboral.
Alcanzar el objetivo principal conlleva una serie de factores que se deben tener presentes, el común denominador se vuelve, “la resistencia al cambio” y es que nadie estará preparado para realizar un cambio sin preocuparse por cómo este afectará su zona de confort. Escuchar frases como: “Es que así lo hemos venido haciendo desde hace años”, “Para ustedes es fácil porque ya saben cómo hacerlo”, “en el sistema actual se hace de otra forma”, son parte de los comentarios más comunes que escucharemos en las sesiones de capacitación.
«Nada es más terrible que la ignorancia en acción» Johann Wolfang von Goethe
La frase anterior ilustra lo que coloquialmente se dice en mi país El Salvador “Aquel que no conoce es como si no viera” y es que, para una implementación exitosa de cualquier cambio es necesario y fundamental asegurar dos aspectos, el primero de ellos es el conocimiento de lo que implica este cambio y el paso a paso y el segundo es la comprensión de lo anterior y la comprensión de porqué se realiza y cuál será el resultado esperado.
Hasta ahora y basado en mi experiencia personal, podría asegurar que una capacitación bien diseñada, que tome en cuenta las necesidades de los participantes y de la empresa podría resultar un hecho transformador y un gran aliado para vencer la resistencia en la implementación de cambios en cualquier nivel y es por esto que me atrevo a brindar las siguientes recomendaciones:
Un aspecto importante es realizar la transferencia del conocimiento de una manera paulatina y amigable, pues la idea no es tornar la experiencia en algo abrumador para los participantes.
Al momento de capacitar a usuarios en un nuevo proceso podría ser beneficioso realizarlo en grupos pequeños, ya que de esta manera se logra una mayor comprensión de los contenidos. Cuando de entrenar o capacitar se trata, el aprendizaje activo es la mejor estrategia que se puede usar para mantener el control de cualquier situación.
Desarrollar una serie de dinámicas de integración en sintonía con la temática a tratar puede tornarse útil para convertir el proceso de capacitación en uno más amigable, además serán un apoyo para la cohesión de grupo y compartir conocimientos, así como para contrarrestar actitudes que probablemente se encuentran en el proceso como son:
· Personas que se resisten al cambio.
· Personas escépticas.
· El que llega tarde.
· El preocupado.
· El sabelotodo.
· El distraído.
Existen estrategias sencillas para contrarrestar todas estas actitudes y utilizarlas en beneficio de la audiencia, es recomendable que en la medida en que se va desarrollando el plan de capacitación se realicen ajustes y sesiones de verificación con la única finalidad de asegurarse de que la comprensión de los nuevos procesos sea la adecuada.
Un mito muy común, es que nunca se debe permitir a la audiencia la discusión o el cuestionamiento de algunas ideas e inclusive permitir que hablen entre sí dado que esto genera la pérdida de control en el grupo; pero estas ideas se encuentran en función del discurso o del capacitador y no del participante. Cuando se utilizan técnicas de entrenamiento orientadas en el participante, como por ejemplo trabajos o discusiones en grupos la audiencia se enfocará en los temas de capacitación por lo que habrá poca oportunidad para la interrupción.
Ser un capacitador o entrenador que emplea técnicas orientadas al participante maximizará la participación de cada uno de ellos y ayudará a reducir significativamente la resistencia en ellos, como por ejemplo reconocer que existen diferentes tipos de aprendizaje y el incluir recursos orientados a cada uno de estos estilos de aprendizaje garantizará una mejor comprensión por parte del grupo, mantener una comunicación directa y continua con los participantes te permitirá también obtener un feedback directo por parte de ellos y conocer qué áreas puedes reforzar.
De igual manera establecer un objetivo claro de qué quieres lograr con la capacitación te permitirá diseñar estrategias y planes para alcanzar este objetivo, para finalizar te recomiendo también tener en cuenta que el proceso de capacitación es un proceso dinámico por lo que ser flexible y adaptable te permitirá estar preparado para todos los cambios e impases que puedan surgir, no todo está escrito en piedra y tener diferentes planes te brindará la oportunidad de brindar mejores herramientas a los usuarios.
Capacitar es un proceso de enseñanza en doble vía, no solo brindas conocimiento sino qué con cada capacitación tienes también una oportunidad para crecer y mejorar, sin duda es muy cierto que a lo largo de la vida no dejamos de aprender.
Cualquier comentario o duda puedes escribirme a mi correo omar.reyes@txool.com o bien dejarme tus comentarios en este blog.